EN  |  TH

5 วิธี การเขียนอีเมล์ทำงาน อย่างมีประสิทธิภาพ

laptop
0

ทุกวันนี้อีเมล์ถือเป็นปัจจัยสำคัญมากสำหรับการทำงาน เรียกได้ว่าทุกคนที่ทำงานต้องมีอีเมล์ไว้สำหรับการติดต่อสื่อสาร เนื่องจากเป็นวิธีการสื่อสารที่ง่าย เร็ว สะดวก ประหยัด และมีหลักฐานอ้างอิงได้ เคล็ดลับทำงานที่ดีและสำคัญ คือ การเขียนอีเมล์ทำงานอย่างถูกต้องและเหมาะสม เป็นสิ่งที่คนทำงานทุกคนควรเรียนรู้และทำให้ดียิ่งขึ้นเพื่อพัฒนาตัวเองในการทำงานอยู่เสมอ

เราต้องเขียนอีเมล์ทำงานกันทุกวันวันละหลายฉบับ เราทราบกันหรือเปล่าว่าที่เราเขียนอีเมล์ทำงานอยู่นั้น ถูกต้องเหมาะสม มีอะไรที่เรายังสามารถพัฒนาตัวเองทำให้เขียนอีเมล์ได้ดีขึ้นวันนี้เราจะมาคุยกันถึง 5 กลเม็ดเคล็ดลับทำงาน ในการเขียนอีเมล์ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพกัน

close-up-of-employee-with-computer-keyboard_1098-2019

       1. หัวข้อเรื่องของอีเมล์ต้องสั้น กระชับและเน้นวัตถุประสงค์สำคัญ หัวข้อเรื่องถือเป็นเคล็ดลับทำงานสำคัญของการเขียนอีเมล์ที่ผู้รับอีเมล์จะต้องอ่านก่อนเสมอ ดังนั้น อย่าลืมใส่หัวข้อ หัวข้อที่ดีต้องไม่ยาวเยิ่นเย้อจนเกินไป ควรเป็นวลีหรือประโยคสั้น

       2.คำขึ้นต้นและคำลงท้าย ต้องใช้ให้เหมาะสมกับผู้อ่าน การเขียนอีเมล์ทำงานนั้น มีหลายแบบ มีทั้งแบบทางการและไม่ทางการ เคล็ดลับทำงานในการเขียนคำขึ้นต้นและคำลงท้ายควรใช้ให้เหมาะสมกับประเภทของอีเมล์และบุคคลที่อ่านอีเมล์นั้น

       3.เนื้อหาของอีเมล์ต้องชัดเจน ได้ใจความสำคัญครบถ้วน เนื้อหาของอีเมล์ต้องสื่อสารให้ผู้อ่านรับทราบถึงวัตถุประสงค์ สามารถตอบคำถาม ใคร ทำอะไร ที่ไหน อย่างไร เมื่อไร เพราะอะไรได้ เคล็ดลับทำงาน คือ ควรใช้ภาษาที่สุภาพในการเขียนอีเมล์ทำงาน ซึ่งถือเป็นการให้เกียรติผู้อ่านอีเมล์ด้วย หลักไวยากรณ์ การสะกดคำ และการใช้เครื่องหมายวรรคตอนควรใช้ให้ถูกต้องด้วย ควรระบุชื่อผู้ส่งอีเมล์ พร้อมตำแหน่ง ชื่อบริษัท และเบอร์โทรติดต่อต้องอย่าลืม มิเช่นนั้นจะถือว่าผู้เขียนอีเมล์ไม่ได้พัฒนาตัวเองในการทำงานเลย

       4.อย่าเผลอส่งอีเมล์ โดยที่ยังเขียนไม่เสร็จ บางคนรีบร้อนหรือชอบทำอะไรหลายอย่างในเวลาเดียวกัน เช่น เขียนอีเมล์ทำงานด้วย คุยโทรศัพท์ติดต่องานไปด้วย ทำให้บางครั้งเผลอส่งอีเมล์ที่ยังเขียนไม่เสร็จไปโดยไม่ได้ตั้งใจ ผู้รับก็จะได้รับเนื้อหาที่ไม่ครบ ไม่ได้ใจความสมบูรณ์ทำให้ต้องเสียเวลาติดต่อกันใหม่

      5.ก่อนส่งอีเมล์ให้อ่านทบทวนก่อน นี่เป็นอีกเคล็ดลับทำงานในการเขียนอีเมล์ที่สำคัญเลย ควรตรวจเช็คตัวสะกดและคำศัพท์ต่าง ๆ ให้ถูกต้องเพราะมีผลกับความรู้สึกของผู้อ่านอีเมล์ที่มีกับเรา เรื่องคำศัพท์การอ่านหนังสือมาก ๆ มีส่วนช่วยให้เราเจอคำศัพท์ที่หลากหลายมากขึ้นทำให้เราสามารถพัฒนาตัวเองในการเขียนอีเมล์ที่ดีขึ้นได้

เคล็ดลับทำงานในการเขียนอีเมล์ที่ดี เกิดจากการฝึกฝนพัฒนาตัวเอง การเขียนบ่อย ๆ ทุกวันมีความตั้งใจที่จะเขียนอีเมล์ให้ถูกต้องเหมาะสมดีขึ้น จะเป็นการช่วยให้เราสามารถพัฒนาตัวเองในการทำงานได้ดีและต่อยอดไปถึงการมีกำลังใจในการพัฒนาตัวเองในเรื่องอื่น ๆ ให้ดีขึ้นได้ด้วย