Payroll Service คือการบริการให้คำปรึกษาและดูแลบริหาร ระบบการจ่ายเงินเดือนพนักงาน ซึ่งเป็นบริการอีกประเภทหนึ่งที่กำลังได้รับความนิยมและมีหลากหลายบริษัทเปิดให้บริการ โดยการให้บริการนั้นมีหลากหลายตั้งแต่การบริการให้คำปรึกษา การดูแลเกี่ยวกับเรื่องการจัดทำเงินเดือนให้กับพนักงาน การบันทึกข้อมูลเงินได้ส่วนต่างๆอย่างละเอียด เช่น การหักเงิน,ค่าล่วงเวลา,พนักงานเข้าใหม่, พนักงานลาออก ตลอดไปจนถึงการคำนวณภาษี การตรวจสอบ และการจัดเตรียมเอกสารต่างๆ
อีกทั้งยังคงรวมถึงการนำส่งเอกสาร สำหรับธนาคาร,ประกันสังคม, ภาษี,เงินสะสม,สลิปเงินเดือน เป็นต้น และยังคงรวมไปถึงเรื่องการลดค่าใช้จ่าย ลดต้นทุนขององค์กรในด้านต่าง ๆ เช่น การจัดซื้ออุปกรณ์สำนักงาน อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ทั้ง Hardware / Software ,การจัดซื้อโปรแกรมการทำเงินเดือนซึ่งมีราคาสูง และอุปกรณ์หรือโปรแกรมต่างๆที่เกี่ยวข้อง รวมถึงพื้นที่และอุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องใช้สำนักงานเพื่อใช้ในการจัดเก็บเอกสาร 5 ขั้นตอนของการเลือกใช้บริการบริษัท payroll service ที่ดีเข้ามาช่วยบริหารจัดการให้องค์กรของคุณ ควรคำนึงถึงหลักการและเหตุผลต่างๆดังนี้
1 . เลือกบริษัท payroll service ที่มีความน่าเชื่อถือซึ่งต้องสามารถตรวจสอบได้ และให้ความมั่นใจกับท่านในเรื่องของความตรงต่อเวลา ความถูกต้องของข้อมูลซึ่งถือเป็นสิ่งสำคัญมาก โดยตั้งแต่การประมวลผลเงินเดือน การพิมพ์ใบสลิปเงินเดือน การเตรียมการจัดทำรายงาน เอกสารต่างๆ และบริการอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการเงินเดือน ไม่ว่าจะทำงานอยู่ที่ไหนในประเทศไทย
2.เลือกบริษัท ที่มีระบบการจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร ซึ่งต้องมีระบบมาตรฐานอันจะเป็นพื้นฐานอย่างแรกในการกำหนดข้อมูล เพราะในแต่ละองค์กรจะมีระบบโครงสร้างที่แตกต่างกันไป ดังนั้นจึงต้องมีการพัฒนาระบบขึ้นมาใหม่ตลอดเวลา เพื่อรองรับกับการใช้งานอย่างหลากหลายของผู้ใช้ได้อย่างอิสระ และสามารถที่จะกำหนดโครงสร้างองค์กรเองตามที่ผู้ใช้ได้กำหนดไว้ทั้งยังรวมไปถึง Job Description ของพนักงานแต่ละตำแหน่ง อัตราการหักเงินประกันสังคม อัตราการหักกองทุนเงินทดแทนที่จะต้องนำค่าจ้างทั้งปีกับอัตราเงินสมทบไปแสดงใน กท.20 ก. ในระบบ Payroll กรณีที่บริษัทมีกองทุนสำรองมากกว่า 1 กองทุน เพื่อจัดสรรกองทุนกับพนักงานแต่ละคนซึ่งข้อมูลองค์กรต่างๆ ที่ได้กำหนดไว้จะนำไปใช้งานกับระบบอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
3.เลือกบริษัทที่มีประสิทธิภาพและมีการรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า เพื่อให้ตอบสนองในทุกโจทย์ครบทุกความต้องการของลูกค้าที่ในปัจจุบันมุ่งเน้นการดำเนินงานในธุรกิจหลักและกระจายการทำงานทางด้านการทำงานประเภท Routine Operation ออกไป เพื่อลดภาระต้นทุน ค่าใช้จ่ายและ Resource บริษัท Professional One ก็เป็นอีกหนึ่งบริษัทที่ได้มุ่งเน้นการให้บริการทางด้าน Managed Payroll Services ได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุดและครอบคลุมงานการบริการด้าน Payroll ให้เป็นไปอย่างสะดวก รวดเร็ว ง่ายดายและยังทำให้องค์กรมุ่งเน้นไปพัฒนาธุรกิจหลักขององค์กรนั้น ๆ ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถสร้างความประทับใจในการให้บริการ กับลูกค้า นำไปสู่การทำงานที่ดีในอนาคตตามนโยบาย บริษัทจะจัดให้บริการด้านบริหารงานบุคคลที่มีคุณภาพสูงให้แก่ลูกค้า ส่งเสริม วัฒนธรรมการทำงานที่ดี มีประสิทธิภาพ โดยคำนึงถึงความพึงพอใจของลูกค้าเป็นสำคัญ
4.เลือกบริษัท payroll service ที่มีความสามารถในการติดต่อประสานงานกับหน่วยงานราชการต่างๆที่เกี่ยวข้องได้เป็นอย่างดี เช่น บริษัท Professional One การเลือกบริษัท Payroll service ที่ต้องมีความสามารถคบถ้วนหลากหลายนั้นก็เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการลงทุนด้านบุคลากร Software Hardware ที่เกี่ยวข้อง และทางบริษัทก็ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับความเคลื่อนไหวและเปลี่ยนแปลงกฎหมาย เพราะทาง บริษัท Professional One จะติดตามและเปลี่ยนแปลงข้อมูลในการคำนวณค่าจ้างให้ถูกต้องและทันสมัยตามที่หน่วยงานราชการกำหนดอยู่เสมอ
5.เลือกบริษัท ที่สำคัญมากๆอีกประการหนึ่งคือต้องสามารถดูแลรับผิดชอบด้านเอกสารได้อย่างมืออาชีพ ทั้งยังพร้อมจัดทำ เอกสาร รายงาน และหลักฐานต่างๆ ให้ลูกค้าอย่างถูกต้องและตรงเวลา มีการจัดเก็บอย่างสมบูรณ์ให้ตรวจสอบได้ตลอดเวลา และเป็นความลับ รวมทั้งการให้พนักงานขึ้นทะเบียนเป็นพนักงานก็สามารถดำเนินการได้เช่นกัน
การใช้บริการ Payroll Service มีข้อดีหลายอย่าง เช่น ลดปริมาณงานและเวลาสำหรับแผนกบุคคล ฝ่ายไอที และฝ่ายธุรการ ในด้านการจัดการเงินเดือน เช่น การคำนวนเงินเดือน,ค่าล่วงเวลา,ค่าเบี้ยเลี้ยง,การเตรียมรายงานต่างๆ,การพิมพ์ใบสลิปเงินเดือนฯ ซึ่งสามารถทำให้ประหยัดบุคลากรเพียงพอในการบริหารงานและดูแลงานในด้านอื่นๆได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ และลดปริมาณเอกสารที่ต้องจัดเก็บ ซึ่งจะส่งผลให้หมดปัญหาเกี่ยวกับเอกสารสูญหาย และเอกสารกองโตที่ต้องจัดการอีกด้วย