EN  |  TH

เทคนิคการประชุมอย่างมืออาชีพ

0

หลายท่านที่ทำงานในองค์กร บริษัท ห้างร้าน หรือหน่วยงานอื่นใดก็ตามที่มีผู้ร่วมงานจำนวนมากอาจจะเคยพบเจอปัญหาที่คล้ายกัน โดยเฉพาะในเรื่องของการประชุม ซึ่งมักจะไม่ค่อยเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ จนส่งผลให้การทำงานต้องติดขัดและไม่ประสบความสำเร็จตามที่คาดหวัง สำหรับวันนี้ เพื่อตอบโจทย์ต่อปัญหาดังกล่าว จึงขอนำเคล็ดลับการทำงานที่น่าสนใจมาแบ่งปัน โดยจะกล่าวถึงเทคนิคในการประชุมอย่างมืออาชีพ ส่วนจะมีเทคนิคใดบ้างนั้นขอเชิญไปติดตามรับชมกันเลยครับ

 

1. เตรียมตัวก่อนเข้าประชุม                       

การเตรียมตัวก่อนเข้าประชุม นับเป็นเคล็ดลับการทำงานขั้นแรกที่ทุกคนควรจะให้ความสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นการทบทวนระเบียบวาระ การสำรวจรายชื่อ หัวข้อ หรือแม้แต่การศึกษาข้อมูลเฉพาะซึ่งจำเป็นต้องใช้ในการประชุม ทุกสิ่งล้วนจะช่วยให้การประชุมเป็นไปได้โดยราบรื่นและสามารถบริหารจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

2. วางบทบาทในที่ประชุมอย่างเหมาะสม

การวางบทบาทในที่ประชุมอย่างเหมาะสม ก็นับเป็นอีกหนึ่งเคล็ดลับการทำงานที่สำคัญเช่นกัน เพราะจะช่วยให้การประชุมมีความเป็นระบบระเบียบ โดยบทบาทในที่นี้นอกจากจะหมายถึงตำแหน่งและหน้าที่ของผู้ร่วมประชุมแต่ละฝ่ายแล้ว ยังต้องนับรวมถึงเรื่องของการวางบุคลิกภาพ ตลอดจนถ้อยทีในการแสดงความคิดเห็นอีกด้วย

3. ปฏิบัติตามมารยาทในที่ประชุม

            มารยาทในที่ประชุมเป็นสิ่งละเลยไม่ได้โดยเด็ดขาด เพราะเป็นเรื่องที่ส่งผลต่อภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพ ทั้งยังช่วยให้บรรยากาศในที่ประชุมเป็นไปได้ด้วยดี ด้วยเหตุดังกล่าวจึงต้องนับว่าเรื่องของมารยาทในที่ประชุมเป็นอีกเคล็ดลับการทำงานที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง ทั้งนี้ มารยาทในที่ประชุมสำหรับแต่ละองค์กร หรือแต่ละวาระการประชุมก็ย่อมแตกต่างกันไป เช่น เรื่องของการใช้อุปกรณ์สื่อสารระหว่างการประชุม หรือข้อกำหนดเฉพาะเกี่ยวกับการแทรกคำถามระหว่างการประชุม สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นเรื่องที่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนควรจะต้องศึกษาและปฏิบัติตามโดยเคร่งครัด

4. จดบันทึก

การจดบันทึกหัวข้อหรือรายละเอียดการประชุม โดยเฉพาะเรื่องที่เป็นประเด็นใหม่ ๆ เป็นเคล็ดลับการทำงานที่มืออาชีพนิยมใช้ เพราะจะช่วยแบ่งเบาภาระในการจดจำและสามารถย้อนกลับมาทำความเข้าใจในภายหลังได้ ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมไม่ต้องมัวพะวงกับสิ่งที่ผู้พูดได้กล่าวล่วงเลยไปแล้ว จึงมีสมาธิในการรับฟังสิ่งที่ผู้พูดกำลังนำเสนออยู่ทุกเมื่อ และไม่เพียงเฉพาะกรณีการประชุมเท่านั้น แต่การจดบันทึกยังเป็นเคล็ดลับการทำงานที่สามารถใช้ได้ในทุกสถานการณ์อีกด้วย

 

สุดท้ายนี้ก็ขอให้ท่านผู้อ่านทุกท่านลองนำเทคนิคที่ได้นำเสนอไปปฏิบัติใช้ ถึงแม้เคล็ดลับการทำงานเหล่านี้อาจฟังดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่รับรองว่าจะช่วยให้การทำงานของทุกท่านเป็นไปโดยมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นอย่างแน่นอนครับ